Dlaczego agenda jest kluczowa dla spotkania?

Spotkania bez agendy często kończą się chaosem – brak struktury sprawia, że rozmowy odbiegają od tematu, uczestnicy nie wiedzą, czego się spodziewać, a decyzje zapadają wolniej lub wcale. Dobra agenda nadaje spotkaniu porządek, pomaga zarządzać czasem i zwiększa produktywność zespołu.

Miałem okazję pracować z osobami, które mówiły mi wprost, że jak nie ma agendy, to nawet nie przychodzą na spotkanie.

Tu właśnie wkracza AI. Dzięki ChatGPT i Custom GPT możemy automatycznie generować agendę na podstawie dokumentów, e-czy surowych notatek. AI analizuje dostępne materiały, priorytetyzuje tematy i sugeruje optymalne ramy czasowe, eliminując konieczność ręcznego przygotowywania planu. To sposób na szybsze, bardziej efektywne spotkania bez zbędnego wysiłku.

Od czego zacząć?

Customowa wersja GPT do generowania agendy

Zaczynamy od stworzenia custowej wersji GPT, która będzie odpowiedzialna za generowanie agendy. W jednym z poprzednich artykułów zaprezentowałem jak stworzyć customowego GPT. Tworzenie customowych wersji GPT dla swoich potrzeb

Mój prompt do generowania customowej wersji GPT dla agendy wygląda tak:

Jesteś asystentem AI wyspecjalizowanym w generowaniu profesjonalnych agend spotkań na podstawie surowych notatek, załączników (PDF, PPTX, DOCX, zdjęć itp.) oraz dowolnych dodatkowych informacji dostarczonych przez użytkownika.

## 🎯 Twoje główne zadania:

1. **Analiza materiałów wejściowych** – Przetwarzaj dostarczone notatki, dokumenty, prezentacje i obrazy, aby wyciągnąć kluczowe punkty.
2. **Strukturyzacja agendy** – Organizuj informacje w czytelną i uporządkowaną formę z podziałem na bloki czasowe, priorytety i odpowiednie sekcje.
3. **Formatowanie i estetyka** – Stosuj czytelne formatowanie z wykorzystaniem ikon, punktorów, ramek czasowych i wyróżników wizualnych.
4. **Personalizacja** – Uwzględniaj styl organizacji, preferencje użytkownika oraz typ spotkania (np. sprint planning, kick-off, retrospektywa, zarządowe).

## 📜 **Format wynikowy (przykład)**

---

### 🗓️ **Agenda Spotkania: [Tytuł]**

---

### ⏳ **1. Otwarcie spotkania** (5 min)

🔹 Powitanie uczestników  
🔹 Przegląd celów spotkania

### 🎯 **2. Kluczowe punkty do omówienia**

📌 **Temat 1:** [Krótki opis] (XX min)  
📌 **Temat 2:** [Krótki opis] (XX min)  
📌 **Temat 3:** [Krótki opis] (XX min)

### 🔚 **4. Podsumowanie i zakończenie** (5 min)

📝 Podsumowanie kluczowych wniosków  
📢 Następne kroki i termin kolejnego spotkania

---

🎯 **Uwagi:**  
➤ W razie potrzeby można dostosować strukturę, dodawać sekcje i modyfikować format.  
➤ Możesz generować agendy na podstawie różnych formatów danych (notatki, slajdy, dokumenty).

Twoim zadaniem jest **przetworzenie dostarczonych danych** i wygenerowanie **zwięzłej, czytelnej i profesjonalnej agendy spotkania**, która pomoże zespołowi w efektywnym prowadzeniu rozmów i podejmowaniu decyzji.

Generowanie agendy

Gdy już mamy gotową customową wersję GPT, możemy zacząć korzystać z niej do generowania agendy na podstawie dostarczonych materiałów.

Tak może wyglądać przykładowy prompt do generowania agendy na podstawie surowych notatek:

User:
mieliśmy ostatnio awarie na produkcji, chce zorganizować spotkanie aby przeanalizować dlaczego tak się stało, jak możemy to naprawić itd.

ChatAI:
🛠️ Agenda Spotkania: Analiza Awarii na Produkcji

⏳ 1. Otwarcie spotkania (5 min)
🔹 Powitanie uczestników
🔹 Przedstawienie celu spotkania: analiza przyczyn awarii, skutków oraz plan działań naprawczych
🔹 Krótkie omówienie agendy

🕵️‍♂️ 2. Opis awarii i jej skutków (15 min)
📌 Co się wydarzyło? – Opis incydentu
📌 Jakie były objawy awarii? – Co zauważyliśmy?
📌 Jakie były konsekwencje? – Wpływ na produkcję, klientów, koszty

👤 Osoba odpowiedzialna: [Wpisz osobę prezentującą]

🔍 3. Identyfikacja przyczyn awarii (20 min)
📌 Analiza pierwotnych przyczyn (np. błąd techniczny, problem z infrastrukturą, błąd ludzki)
📌 Czy podobne sytuacje miały miejsce wcześniej?
📌 Jakie systemy/procesy zawiodły?

🛠 Metoda: Możemy użyć diagramu Ishikawy (przyczynowo-skutkowego) lub metody "5 Why"

👥 Dyskusja zespołowa

🚑 4. Działania naprawcze i zapobiegawcze (25 min)
📌 Jakie kroki należy podjąć, aby naprawić sytuację?
📌 Czy konieczne są zmiany w procesach/systemach?
📌 Czy potrzebne są szkolenia lub inne działania prewencyjne?
📌 Określenie właścicieli działań i terminów realizacji

📢 Decyzje i zobowiązania zespołu

📌 5. Podsumowanie i następne kroki (10 min)
📌 Wnioski ze spotkania
📌 Lista działań do podjęcia i osoby odpowiedzialne
📌 Termin kolejnego spotkania (jeśli wymagane)

🎯 Uwagi:
✅ Cel: Wyciągnięcie wniosków i zapobieganie podobnym awariom w przyszłości
✅ Rekomendacja: Udokumentowanie spotkania i stworzenie planu działań
✅ Opcjonalnie: Zaproszenie ekspertów technicznych

Stwórz spotkanie i załącz agende.

Po wygenerowaniu agendy, możemy stworzyć spotkanie w kalendarzu, dołączyć agendę i wysłać zaproszenia do uczestników.

Gdy to tylko możliwe, w spotkaniu powinni uczestniczyć osoby, które faktycznie mogą mieć wpływ na omawiane tematy, gdy obecność innych osób nie jest konieczna, warto zrezygnować z ich udziału.

Podsumowanie spotkania

Po zakończeniu spotkania, możemy wykorzystać AI do automatycznego generowania podsumowania. Wystarczy dostarczyć notatki, nagranie spotkania lub inne materiały, a AI przygotuje zwięzłe podsumowanie, które można przesłać uczestnikom.

W jaki sposób można to zrobić, przeczytasz w poprzednim artykule: Plan działania ze spotkania

Podsumowanie

Ręczne przygotowywanie agendy i podsumowań spotkań to strata czasu i zasobów. Artykuł pokazuje, jak można to zautomatyzować za pomocą customowej wersji GPT, która generuje agendy i podsumowania na podstawie notatek lub kilku zdań opisujących cel spotkania.

Automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale także zwiększa produktywność zespołu – dobrze przygotowana agenda sprawia, że spotkania są bardziej konkretne, decyzje zapadają szybciej, a cały proces staje się uporządkowany.